El avance y optimización de los procesos en las diversas
industrias, el requerimiento de ser más eficientes cada día, y la necesidad de
generar actividades algunas veces muy específicas o de alto riesgo, ha generado
que actualmente las organizaciones externalicen alguno o la mayor parte de sus
procesos, generando un mercado paralelo de proveedores externos integrados por
procesos de contratación y/o subcontratación, con la consecuente pérdida de los
mecanismos de supervisión y control
Sin entrar en mayores profundidades, normalmente los llamados
a licitación para generar y materializar diversos proyectos, requieren de una
serie de exigencias legales y contractuales que normalmente “motivan” a que las
empresas licitantes interesadas, procedan a generar procesos de subcontratación
para complementar la oferta de servicios y de esta manera presentarse con un
amplio abanico de soluciones al mandante.
En la etapa del proceso en que se presenta la oferta y su documentación
de respaldo, es donde se deben generar los primeros mecanismos de control
relativo a que lo que se está presentando, es lo que realmente se tiene
disponible para utilizar en el proyecto.
Bajo este concepto, me focalizaré en el grado de preparación
y respuesta que debieran tener las empresas interesadas en el proyecto para
cumplir con lo requerido por el mandante.
Normalmente el requerimiento de presentar Planes de
Continuidad Operacional y/o Planes de Continuidad de Negocio, son cumplidos a través
de un documento que incluye políticas, lineamientos, procesos y recursos, entre
otros temas. Ante este respaldo documentario y por el hecho de no ser relevante
para el desarrollo del proyecto, éste pasa a constituir para el mandante, un
check de aprobación pero no de validación y certificación; en el fondo, el
poder contar con una validación de que lo que está presentando el tercero como
una Plan de Continuidad, cumpla realmente con lo que se encuentra indicado en
el documento.
Ejemplos de casos reales existen en distintas industrias, y
que quedan al descubierto por ejemplo, cuando un ente regulatorio revisa los
procesos e incluye a los terceros; cuando se requiere poner a prueba el Plan de
Continuidad de la empresa (normalmente genera resistencia en el tercero); o
cuando se dispone del desarrollo de una auditoría interna o de certificación
por parte el mandante.
Por esta razón y con la finalidad de mantener o recuperar
oportunamente la continuidad, es aconsejable que cada empresa revise y valide
que lo que está declarando el tercero en su Plan de Continuidad sea real, alcanzable
y se pueda activar de manera simple y rápida.
Por este motivo es fundamental tener una mirada más
estratégica en Continuidad Operacional o de Negocios, haciendo que los planes
de continuidad de los terceros, se encuentren integrados y articulados con la
planificación de la empresa, de manera que respondan coordinada y
eficientemente, asignando los roles y responsabilidades respectivos en toda la línea
organizacional desde la respuesta directa hasta el nivel de Dirección de ésta.
En conclusión, para las empresas que tienen externalizados sus
procesos, les sugerimos una revisión, validación e integración de los planes de
continuidad de los terceros al Plan Corporativo.
