SISTEMA DE GESTIÓN DE CRISIS EN MI ORGANIZACIÓN
¿COMO EVALUAR MI ACTUAL ESTADO?
Con la finalidad de ayudar a conocer el estado de preparación de su organización para enfrentar una Crisis, disponemos de una encuesta de autoevaluación, la cual es una herramienta que le permitirá orientar sus inquietudes en relación a este tema. Espero que con esto pueda mirar de manera distinta sus riesgos y pueda preparar y organizar su respuesta.
Espero que esta herramienta sea de utilidad para ustedes. Si requieren les envíe el archivo, pueden solicitarlo a contacto@emergencyresponse.cl
Reciban mis saludos,
Ramiro Castro
GESTIÓN DE CRISIS
AUTOEVALUACIÓN
OBJETIVOS:
• Establecer el nivel de sensibilidad y conocimiento de su Organización en relación a la probabilidad de enfrentar una Crisis
• Definir el nivel de organización y coordinación en el Manejo y gestión ante una probable Crisis.
Lea cuidadosamente las siguientes preguntas formuladas y responda seleccionando una sola alternativa:
I. PREVENCIÓN DE CRISIS
A. ACTITUD FRENTE A LA PREVENCIÓN DE CRISIS SI NO
1. ¿Piensa que su organización puede sufrir una crisis?
2. ¿Está dispuesto a dedicar recursos a esta labor?
3. ¿Tiene previsto poner en marcha en los próximos meses?:
a. Auditoría de Riesgos
b. Manual de Gestión de Crisis
c. Constitución de un Comité de Crisis
d. Designación y preparación de un Vocero oficial
e. Capacitación y entrenamiento de los equipos de crisis
f. Realización de un simulacro
B. VULNERABILIDAD SI NO
4. ¿Existen riesgos asociados a?:
a. Su proceso de aprovisionamiento
b. Su proceso de producción
c. Su proceso de distribución/transporte
d. Su canal o punto de venta
e. Su servicio post venta
5. ¿Piensa que su organización puede ser objeto de?: SI NO
a. Denuncias por parte de grupos activistas
b. Críticas de sus competidores
c. Noticias negativas en los medios
d. Críticas por parte de sus accionistas
e. Pleitos con directivos/empleados
f. Sanciones por parte de las Autoridades
g. Intentos de extorsión o sabotajes
h. Denuncias sindicales sobre seguridad e higiene
i. Conflictos laborales con violencia
j. Accidentes e incidentes graves
6. Alguno de sus competidores ha sufrido una crisis antes
C. HERRAMIENTAS Y PROCESOS SI NO
7. ¿Su organización cuenta con un Manual de Crisis?
8. ¿Su organización cuenta con un Comité de Crisis constituido?
9. ¿Los responsables de gestión de crisis están entrenados?
10. ¿Existe un Vocero oficial designado en su organización?
11. ¡Su organización cuenta con asesoramiento externo en?:
a. Prevención y Seguridad
b. Aseguramiento de Calidad
c. Formación y entrenamiento de Voceros
d. Comunicaciones y Relaciones Publicas
e. Defensa legal y asesoría jurídica
f. Servicios de atención telefónica / Call Center
g. Servicios de diseño y contenidos de web site
h. Trabajo Comunitario
II. GESTIÓN DE CRISIS
A. CAPACIDAD DE REACCION FRENTE A LA CRISIS SI NO
12. ¿Posee un Plan de activación que localice a los miembros
del Comité en menos de una hora?
13. ¿Dispone de una sala preparada para el Comité de Crisis?
14. ¿Están localizados y accesibles los materiales clave?:
a. Teléfonos de contacto
b. Manual de Gestión de Crisis
c. Listado de Medios
15. ¿Existen protocolos y scripts que orienten las acciones de
Recepcionistas/secretarias para atención a periodistas/autoridades?
16. ¿Dispone de Planes de Emergencia o Business Continuity Plan?
17. ¿Tiene todos los datos necesarios para contactar directamente
a sus audiencias (Clientes, proveedores, autoridades, etc.)?
18. ¿Sabe qué medios/periodistas monitorean su industria?
19. ¿Existe actualización permanente de los datos de contacto?
B. EXPERIENCIA EN GESTIÓN DE CRISIS SI NO
20. ¿Ha tenido experiencia de Crisis graves anteriormente?
21. ¿Ha enfrentado medios de prensa en una Crisis?
22. ¿Se ha sentido en control de la situación de Crisis?
23. ¿Como vocero, ha actuado bien frente a una Crisis?
24. ¿Los integrantes del Comité han actuado según un Plan?
25. ¿Se han utilizado las redes sociales e Internet para conseguir
o distribuir información?
III. DESPUÉS DE LA CRISIS
A. EVALUACIÓN DE RESULTADOS SI NO
26. ¿Se han tomado decisiones con contempladas en los planes?
27. ¿Algún responsable no ha estado a la altura de la situación?
28. ¿Siente que la imagen de su organización se ha visto dañada?
B. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO SI NO
29. ¿Se ha iniciado una investigación después de la crisis?
30. ¿Se detectaron carencias en los protocolos, planes y manuales?
31. ¿Ha descubierto alguna debilidad no identificada hasta ahora?
32. ¿Piensa que necesita mejorar su Sistema de Gestión de Crisis
33. ¿Piensa que su equipo necesita formación sobre este tema?
34. ¿Cree interesante incorporar algún nuevo miembro a su
Comité de Crisis?
IV. RESULTADOS E INTERPRETACIÓN
I.- PREVENCIÓN DE CRISIS
| I.A ACTITUD FRENTE A LA PREVENCIÓN DE CRISIS | |||||
| SI | NO | 0-3 Positivas: Posibilidades de sufrir una crisis y no saber como hacerle frente. |
|||
| I.A.1 | |||||
| I.A.2 | |||||
| I.A.3 | 4-5 Positivas: existe sensibilidad en la organización lo que dispone al equipo a enfrentar la crisis bajo acierto y error. | ||||
| I.A.3.a | |||||
| I.A.3.b | |||||
| I.A.3.c | |||||
| I.A.3.d | 6-8 Positivas: Organización va en el camino adecuado (no el ideal) para contar con un sistema de respuesta en condiciones | ||||
| I.A.3.e | |||||
| I.A.3.f | |||||
I.B VULNERABILIDAD |
|||||
| SI | NO | 0-4 Positivas: Pocas posibilidades de sufrir una crisis, o bien no detecta su nivel de riesgo. Probablemente no haga nada al respecto por desconocimiento o porque no hace falta. |
|||
| I.B.4.a | |||||
| I.B.4.b | |||||
| I.B.4.c | |||||
| I.B.4.e | |||||
| I.B.4.f | 5-10 Positivas: existen riesgos de sufrir una crisis, lo que debería bastar para evaluar cuales son sus escenarios mas probables, designar un Comité de Crisis y desarrollar las actividades a seguir a traves de un Plan. | ||||
| I.B.5.a | |||||
| I.B.5.b | |||||
| I.B.5.c | |||||
| I.B.5.d | |||||
| I.B.5.e | |||||
| I.B.5.f | 11-16 Positivas: Organización necesita disponer de un Manual de Crisis y un Comité definido y entrenado, porque sus posibilidades de enfrentar una crisis, es alta. | ||||
| I.B.5.h | |||||
| I.B.5.i | |||||
| I.B.5.j | |||||
| I.B.6 | |||||
| I.C HERRAMIENTAS Y PROCESOS | |||||
| SI | NO | 0-3 Positivas: Mucho por hacer, especialmente si las respuestas positivas tienenrelacion con definición de Vocero, Manual y Comité de Crisis. |
|||
| I.B.7 | |||||
| I.B.8 | |||||
| I.B.9 | |||||
| I.B.10 | 4-7 Positivas: Trate de solucionar sus respuestas negativas. Identifique y contacte asesores externos para que estén disponibles y coordinados, al momento de ser requeridos | ||||
| I.B.11.a | |||||
| I.B.11.b | |||||
| I.B.11.c | |||||
| I.B.11.d | 8-11 Positivas: su organización dispone de un buen sistema de prevención y respuesta frente a las crisis, por lo que se sugiere que siga manteneiendo el nivel alcanzado. | ||||
| I.B.11.e | |||||
| I.B.11.f | |||||
| I.B.11.g | |||||
II.- GESTIÓN DE CRISIS
| II.A CAPACIDAD DE REACCIÓN FRENTE A LA CRISIS | |||||
| SI | NO | 0-5 Positivas: CUIDADO, tiene muchos puntos vulnerables que requieren atención inmediata. Busque ayuda para solucionarlos de inmediato. |
|||
| II.A.12 | |||||
| II.A.13 | |||||
| II.A.14 | |||||
| II.A.14.a | 6-8 Positivas: Buen trabajo, revise los puntos mejorables, especialmente si muestran que los datos de contacto no son actualizados periódicamente. | ||||
| II.A.14.b | |||||
| II.A.14.c | |||||
| II.A.15 | |||||
| II.A.16 | 8-11 Positivas: al parecer su organización está a punto de contar con un buen sistema. | ||||
| II.A.17 | |||||
| II.A.18 | |||||
| II.A.19 | |||||
| II.B EXPERIENCIA EN GESTIÓN DE CRISIS | |||||
| SI | NO | 0-3 Positivas: Ha sido expuesto a la presión de una Crisis, sabe lo que enfrenta. Prepárese con su experiencia. |
|||
| I.B.20 | |||||
| I.B.21 | |||||
| I.B.22 | 4-6 Positivas: ese ha desempeñado a la altura. Discutan las lecciones y desarrollen e implementen mejores prácticas. Asegure a sus backup. | ||||
| I.B.23 | |||||
| I.B.24 | |||||
| I.B.25 | |||||
III.- DESPUÉS DE LA CRISIS
| III.A EVALUACIÓN DE RESULTADOS | |||||
| SI | NO | 0-2 Positivas: Si ha salido de la crisis sin impacto mpara su imagen, tuvo suerte o hubo gestión perfecta. |
|||
| III.A.26 | |||||
| III.A.27 | 3-4 Positivas: Realizar ajustes en equipo y procedimientos. Implemente plan de recuperacion de imagen. | ||||
| III.A.28 | |||||
| III.B GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO | |||||
| SI | NO | 0-3 Positivas: Posterior a una crisis siempre hay algo que aprender, reflexione con espíritu crítico. |
|||
| III.B.29 | |||||
| III.B.30 | |||||
| III.B.31 | 4-6 Positivas: epona en practica todo lo aprendido y realice las mejoras en los procedimientos y materiales de su organización ahora que estan identificadas | ||||
| III.B.32 | |||||
| III.B.33 | |||||
| III.B.34 | |||||
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS:
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